本記事では課題や目的に応じた人材派遣管理システムの選び方やおすすめのサービスを紹介していきます。
人材派遣におすすめのシステムをどう選べば良いか悩んでいる方はぜひご一読ください。
人材派遣管理システムとは？
人材派遣管理システムとは、人材派遣の業務を支援または効率化するシステムを指します。
人材派遣管理システムの機能は利用者によって次のように分けられます。
| 利用者 | 機能 |
|---|---|
| 労務・経理・法務 | 請求管理・契約管理・その他、基幹業務機能 |
| 営業 | 派遣スタッフ管理・求人営業・求人案内・派遣契約締結 |
| 派遣スタッフ | 勤怠入力・休暇申請 |
| 経営者 | 稼働把握・離職抑制 |
特に人材派遣はビジネスモデルの特性として、労務・経理・法務・営業・派遣スタッフと多くの役割の方と協力して運営する特徴があるため、人材派遣管理システムの導入は必須となります。
人材派遣管理システムの選び方は目的から選ぶ
人材派遣管理システムは目的にあわせてツール選びをする必要があります。
人材派遣管理システムにもに次の目的が挙げられます。
労務・経理・法務といった基幹業務の改善が目的の場合
人材派遣の事業を運営するためには、立ち上げフェーズではバックオフィス（労務・経理・法務）の基幹業務機能を中心に人材派遣管理システムを選ぶことになります。
契約書類や勤務体系の柔軟性や年の途中で入ってきた方の保険料の登録など業務に合わせて選ぶことが重要です。
基幹業務機能が中心ではありますが、営業の契約書作成やスタッフ管理などの営業支援機能も含まれるツールも複数提供されています。
おすすめの人材派遣管理システムは「基幹業務におすすめな人材派遣管理システム」ご覧ください。
営業業務の効率化が目的の場合
営業活動の効率化を図りたい派遣事業者の方はフロント業務に特化した人材派遣管理システムを検討してください。
マッチングや面談を自動設定する機能などが充実しており、営業活動の量と質が向上します。
未稼働スタッフの掘り起こしが目的の場合
採用に至らなかった登録スタッフや退職した登録スタッフへ対し、適切に求人紹介ができていない場合は未稼働スタッフの掘り起こしに強い人材派遣管理システムを利用しましょう。
人材派遣管理システムは労務や経理向けに導入されていることが多いため、稼働スタッフしか登録していない派遣管理システムも多く存在します。
その場合、採用に至らなかった登録スタッフは未登録のままで放置されている可能性があります。
また、登録されていたとしても求人を案内する機能が不足しているため、紹介できていないケースもあります。
これらの場合は、基幹業務のシステムとは別にフロント業務（営業）向けの人材派遣管理システムを利用することがおすすめです。
定着・離職抑制を目的とする事業者は「未稼働スタッフの掘り起こしにおすすめの人材派遣管理システム」ご覧ください。
派遣スタッフの定着・離職抑制が目的の場合
派遣スタッフの定着・離職抑制といった課題の場合は、従業員へのサーベイ（アンケート調査）を実施し、不満社員を早期派遣や離職原因を把握できる人材派遣管理システムがおすすめです。
定着・離職抑制を目的とする事業者は「派遣スタッフの定着・離職抑制におすすめの人材派遣管理システム」ご覧ください。
基幹業務（労務・経理・法務）におすすめな人材派遣管理システム
派遣スタッフの勤怠管理・給与支払やクライアントへの請求・雇用契約書作成といった労務・経理・法務のような基幹業は20サービス以上あります。
長きにわたってサービス運営をしている安心感あるサービスが複数あり、下記に代表的なツールの一部を紹介します。
労務や経理、法務担当の方が使いやすいサービスを選ぶことが大切です。
価格差も大きいのが特徴です。
安さだけで選ぼうとすると、クライアントの契約書の書式が表現できなかったり、中途入社者の社会保険料の管理ができなかったりと業務に合わない場合があるため、必ず試用環境を提供してもらい業務とのFit＆Gapをチェックすることが大切です。
ロングセラーを選べば失敗の可能性は減りますが、インストール型で操作画面が古かったり価格が高いこともあるのが難点です。
未稼働スタッフの掘り起こしにおすすめの人材派遣管理システム
採用に至らなかった方や退職者といった未稼働のスタッフにリーチしたい場合は別途システムを追加で利用することをおすすめします。
なぜなら、派遣管理システムは給与支払や勤怠管理のために稼働スタッフ向けの基幹システムだからです。
例えば、スタッフ登録シートが紙のため情報が蓄積しても検索性が悪い場合はCrewnoteがおすすめです。
スタッフ登録シート簡単にWeb化でき、提出された基本情報やスキルはすぐに検索できるため、クライアントへの早期提案や求職者への求人提案が容易となります。
他にはCastingONEというサービスがあります。
このような基幹業務ではないフロント業務の支援ツールは多くはなくここであげた2サービスほどとなります。
派遣スタッフの定着・離職抑制におすすめの人材派遣管理システム
スタッフの定着・離職抑制が豊富な人材派遣管理システムは現在のところCrewnoteの1サービスほどに限られております。
派遣スタッフの定着にあたっては、下記がポイントとなります。
- 派遣スタッフとのコミュニケーションを量・質ともに向上させる必要がある
- 離職の原因を把握する必要がある
- 離職の前兆にいち早く気づき対処する
- 離職後も求人を案内できる良い関係性を維持する
これらは派遣スタッフの離職抑制には必須となりますので興味がある方はCrewnoteに問い合わせましょう。
まとめ
本記事では人材派遣の事業者向けに管理システムの特徴や選び方、おすすめのツールを紹介してきました。
目的に応じて利用すべき人材派遣管理システムは違いますので、ぜひこの記事を参考に選定を進めてください。
また派遣事業者向けにITコンサルティングを当社にて行っております。ご興味がある方はぜひお問合せください。
