コミュニケーションツールとは?導入のメリットや選び方、おすすめサービスを紹介

「コミュニケーションツールを導入すれば本当に活発化するのだろうか?」

組織を運営していると社内コミュニケーションの活性化に悩まれる方も多いと思います。

筆者はこれまで10年ほど大手・中小・ベンチャーで人事を経験し、社内SNSやビジネスチャット導入など社内コミュニケーション活発化の企画を行ってきました。

その経験からお伝えすると、コミュニケーションツールを導入することによって今よりグッと社員間の距離が近くなり、コミュニケーションを取りやすくなります。

なぜなら、コミュニケーションツールは電話やメールといったビジネス感覚の強いアイテムではなく、気軽に活用できるためです。

この記事ではコミュニケーションツールの役割や選び方、おすすめのサービスについて紹介していきます。

コミュニケーションツールの導入について悩んでいる方はぜひ最後までご覧ください。

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、社員間での意思伝達や情報共有を円滑にするためのツールのことを指します。

これまでは電話やメールなどがコミュニケーションツールとして活用されてきました。

しかし、スマホが発達し月額でお得理に利用できるSaaSが発達した現在、社内SNSやビジネスチャットなどが登場し、新しい社内コミュニケーションツールとして注目されています。

メールと同様にSNSとビジネスチャットもインターネットを介したコミュニケーションツールですが、SNSとビジネスチャットは双方向からリアクションを素早くすることが出来るなど大きな魅力と利便性があります。

次は、コミュニケーションツールのメリットについて解説します。

コミュニケーションツールのメリット

コミュニケーションツールを導入するメリットは、コミュニケーションの円滑化による経営指標の改善があげられます。

多くの方と素早く連絡が取れるため、人間関係が円滑化されたり業務の効率化に繋がり売上・利益の増加や離職率の低下へと派生します。

ここではより具体的なコミュニケーションツールを導入メリットを紹介していきます。

メリット1:声をかけやすくなる

コミュニケーションツールを導入することによって社員同士が気軽に情報交換をすることが可能となります。

電話だと相手の手を止めてしまいますし、メールは改まってしまいますがコミュニケーションツールであれば、気軽に声をかけやすいでしょう。

このようにコミュニケーションツールはちょうど良いコミュニケーションできるため声をかけやすくなるでしょう。

メリット2:社員が協力し合う環境になる

コミュニケーションツールを導入することによって、社員同士がお互いの仕事状況を把握することが可能となります。

「社員が現在どんな仕事をしているのか?」

「どんな場所で仕事をしているのか?」

「何に困っているのか?」

といった把握ができるため、その状況を察知して社員同士が協力し合って仕事を進めることが可能となります。

メリット3:生産性が高くなる

コミュニケーションツールを導入することによってコミュニケーションが円滑化され情報が共有されると協力し合ったり問題を早期に気づけたりするため仕事の効率があがります。

その結果、売上・利益につながり生産性が高くなるでしょう。

他にも、人間関係が円滑化され離職者の減少にも繋がります。

特に普段から会えない職場環境の場合はより効果が出やすくなるでしょう。

次では、コミュニケーションツールを選ぶポイントについて解説します。

コミュニケーションツールの選定ポイント

コミュニケーションツールを選定するポイントで重要なポイントは、社内に導入して社員が積極的に活用可能なのかという観点がとても大切です。

直感的ですぐ使えるようなツールを導入することや、通知機能などがあることが望ましいです。

コミュニケーションツールの選定ポイントとして、以下のポイントがあります。

  • 使いやすいか?
  • 通知に気づきやすいか?
  • 足跡機能やスタンプ機能の有無
  • 退職者が出たときに必要な情報が消えないか?

それぞれについて解説します。

使いやすいか?

コミュニケーションツールを導入するポイントとして、必ず使いやすいかどうかを確認してから導入しましょう。

使いにくいと拒絶反応が出てしまいます。

例えばLINEやFacebook、Instagramのような感覚で操作できるような作りになっているものを選びましょう。

使いにくいコミュニケーションツールは活用されず、費用だけがかさむ状態になりがちです。

通知に気づきやすいか?

コミュニケーションツール選定のポイントとして、通知に気づきやすいかどうかは必ず確認してください。

社内SNSで通知に気づきにくい仕様であれば、誰も社員の発信に気づかず、時間の経過と共に誰も発信しなくなるためです。

せっかく情報を発信したにもかかわらず通知に誰も気が付かなければメッセージを発信した社員は虚しい気持ちになります。

必ず通知に気づきやすいような仕様になっているかを確認しましょう。

足跡機能やスタンプ機能の有無

コミュニケーションツールを選ぶポイントとして、足跡機能やスタンプ機能の有無は絶対にチェックしてください。

足跡機能として閲覧履歴が残ることに抵抗感がある人は一定数います。

「閲覧履歴が付くから、あとから見る」となっては元も子もありません。

また、もう一つ注目すべき機能としてスタンプ機能の有無はチェックしておきましょう。

スタンプ機能があることで文字だけでコミュニケーションをするよりも気軽に応答しやすくカジュアルな雰囲気になります。

足跡機能やスタンプ機能の搭載の有無は絶対にチェックしましょう。

退職者が出たときに必要な情報が消えないか?

コミュニケーションツールを導入するにあたっては、退職者が出たとき、必要な情報が消えないような仕様になっているかをチェックしてください。

退職者が発信したり記録した情報が消えても問題ないのか?問題がある場合はどのように情報を保存できるか?を確認してください。

退職者と共に情報が消えてしまい仕事の生産性がダウンしないよう配慮しましょう。

次は、おすすめのコミュニケーションツールを紹介します。

おすすめのコミュニケーションツール

「どのようなコミュニケーションツールが流行しているのだろうか」と気になりませんか。

コミュニケーションツールを選ぶにあたっては、出来る限り直感で使いやすいものを選びましょう。

なぜなら、直感で使えるものでなければ、抵抗感が出て使いにくいためです。

使いやすいおすすめのコミュニケーションツールとして、以下のツールがあります。

  • Chatwork
  • Slack
  • LINE WORKS
  • Microsoft Teams
  • Yammer

それぞれの特徴について解説します。

Chatwork

chatwork

Chatworkはコミュニケーションツールとして幅広く活用されており、2011年にChatwork株式会社が世に出したツールです。

手軽にメッセージを送り合える仕様となっているだけではなく、特定の人にだけメッセージを送るダイレクトチャット機能や、大人数を同じチャットルームに招待することが出来る機能があります。

また、ビデオ通話と音声通話をすることが可能であり、音声でのコミュニケーションも可能です。

特にChatworkは既読がつかないため、焦らずにコミュニケーションをしたいという会社に向いています。

スタンプは数種類使えますが、豊富とは言えません。

スタンプ機能を重視したい方は重点的にチェックしましょう。

Chatworkログインページ

Slack

slack

Slackはビジネス向けのチャットツールであり、アメリカのslack technologyという企業が開発したコミュニケーションツールです。

Slackの特徴として、チャットが出来るだけではなく検索機能が搭載されており、過去に遡り情報を得ることが簡単出来る点が優れています。

チャット画面でメッセージ送信するとき、メンバーの頭に@をつけることで同じチャットルームの中で特定の人にメッセージを送ることが可能なところも便利です。

ビデオ通話や通話機能は搭載されていません。

Slackはテキストだけのやり取りでとてもスムーズなコミュニケーションを実現できます。

Slackログインページ

LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKSはスマホアプリのLINEをそのまま社内向けに転用したような圧倒的に使いやすいコミュニケーションツールです。

導入するための社員への説明業務が最小限で済み、導入しやすいためおすすめです。

スマホアプリのLINEと同じく、メッセージを送信して送信相手が読むと既読がつき、連絡が来るようになっています。

電話機能も搭載されており、テレワーク時の社内電話などに活用することも可能です。

LINE WORKSはすでにスマホアプリで慣れ親しんでいる方がいるため、スムーズに導入できるでしょう。

LINE WORKSログインページ

Microsoft Teams

MicrosoftTeams

Microsoft Teamsはアメリカのマイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールであり、大人数でのコミュニケーションに向いているツールとなっています。

Microsoft TeamsにはWeb会議機能とチャット機能がついており、大人数でのコミュニケーションを同じチャットルームで開催可能なためです。

Web会議機能がメイン機能となっていますが、チャット機能が便利で、他のチャットワークやslackのようなチャットを行うことが可能です。

また、連携先が多いことも特徴で、エクセルやワード、Outlookなどとスムーズな連携が可能です。

Microsoft Teamsは従業員数が1,000名以上など、大規模企業での活用がおすすめです。

Microsoft Teamsログインページ

Yammer

Yammer

Yammerはアメリカのマイクロソフト社が提供する社内向けのSNSとなっています。

Twitterと似た操作性であるため、使いやすい社内向けSNSでしょう。

Twitterと根本的に異なる点としては、参加できるメンバーは従業員だけという点にあります。

社内全体に対して社員がつぶやきを発信し、発信した情報を社内で共有します。

気軽に社員が思いついたことを発信し、他の社員が拾うことも可能です。

Yammerで気軽に情報発信と共有を実現しましょう。

Yammerログインページ

まとめ

今回は、コミュニケーションツールについて解説しました。

コミュニケーションツールとは、電話やメールとは異なるSNSやビジネスチャットなどの新しい社内コミュニケーション手段のことを指します。

社内コミュニケーションツールには以下のメリットがあります。

  • 声をかけやすくなる
  • 社員が協力し合う環境になる
  • 生産性が高くなる

コミュニケーションツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

  • 使いやすいか?
  • 通知に気づきやすいか?
  • 足跡機能やスタンプ機能の有無
  • 退職者が出たときに必要な情報が消えないか?

おすすめのコミュニケーションツールは以下です。

  • Chatwork
  • Slack
  • LINE WORKS
  • Microsoft Teams
  • Yammer

自社にマッチしたコミュニケーションツールを選択し、社内コミュニケーションを活発化させましょう。